Eerste gebruik
Waar moet ik op letten bij het eerste gebruik van BPS Pro?
Wanneer u BPS Pro voor het eerst gebruikt, begeleidt een stappenplan u bij het vervolledigen van uw bedrijfs-, facturatie- en gebruikersgegevens. U kunt dit stappenplan later opnieuw openen via Menu > First time setup.
Waarom zie ik niet alle modules?
De zijbalk volgt uw abonnement en gebruikersrechten. Banking en automatische aanmaningen zijn beschikbaar vanaf Plus. Planning, Vorderingen en Wagenparkbeheer zijn beschikbaar in Business. Uw beheerder kent de vereiste gebruikersrechten toe.
De proefperiode duurt 30 dagen met maximaal 20 uitgaande facturen. Banking is pas actief met Plus of Business.
Facturen via Peppol
Waar komen facturen die ik via Peppol ontvang terecht?
Facturen en creditnota's die u via Peppol ontvangt, verschijnen onder Peppol Inbox.
Is de afzender nog niet gekend, selecteer dan het document en klik op Afzender Registreren. Kies het juiste relatietype en sla de onderneming op. Daarna kunt u een of meerdere beschikbare documenten selecteren en op Importeren klikken.
Geïmporteerde documenten vindt u onder Facturatie > Aankoop, bij Facturen of Creditnota's.
Hoe activeer ik Peppol of stap ik over van een ander toegangspunt?
Open Menu > Peppol Instellingen. Registratie op de website maakt uw BPS-account aan; Peppol-registratie gebeurt afzonderlijk in de toepassing.
BPS Pro vereist het Peppol-toegangspunt van Arisius Software. Stem een overstap vooraf af met de betrokken providers of ondersteuning, zodat u geen inkomende documenten mist. Beëindig uw bestaande registratie niet zonder een afgestemd overstapmoment.
Niet-Peppol-documenten
Hoe importeer en verwerk ik aankoopdocumenten die ik niet via Peppol heb ontvangen?
Ga naar Facturatie > Aankoop en klik op Importeren. U kunt bestanden ook rechtstreeks naar de lijst met aankoopdocumenten slepen.
Kies eerst de juiste categorie: Betalingsverzoeken, Facturen, Creditnota’s, Boetes of Tickets. PDF-, PNG-, JPG- en JPEG-bestanden worden ondersteund. Herinneringen worden bij het bijbehorende document opgevolgd.
De documenten verschijnen onder Te verwerken. Open een document en controleer de lokaal met OCR herkende leverancier, bedragen, btw, datums en referentie. OCR levert een voorstel; correcties gebeuren vóór opslag. Voor deze herkenning wordt geen externe OCR-dienst gebruikt.
Voor terugkerende imports kunt u in het categoriescherm ook een Automatische importmap instellen.
Aankoopfacturen
Hoe zet ik aankoopfacturen op betaald?
Ga naar Facturatie > Aankoop. Klik met de rechtermuisknop op de aankoopfactuur, kies Betaalgegevens en klik op Betaling Toevoegen. Vul het betaalde bedrag en de betaaldatum in. Voor een volledige betaling laat u het voorgestelde openstaande bedrag staan; bij een gedeeltelijke betaling vult u alleen het betaalde deel in en blijft het resterende saldo openstaan.
Voeg meerdere aankoopfacturen toe aan de Betaallijst. Gebruik Selectie als betaald registreren of Alles als betaald registreren om de administratie bij te werken. Bij een betaalplan wordt de eerstvolgende termijn verwerkt. Dit voert geen bankoverschrijving uit; controleer eerst de werkelijke betaling.
Bij het registreren van een nieuwe aankoopfactuur kunt u ook meteen Betaald aanvinken en een betaaldatum invullen. Bij Peppol-facturen kan BPS Pro een betaling automatisch registreren wanneer de UBL duidelijk aangeeft dat de factuur al betaald is of dat het restbedrag nul is.
Creditnota's koppelen
Hoe verwerk en koppel ik een aankoopcreditnota aan een aankoopfactuur?
Open Facturatie > Aankoop > Creditnota's.
Voor een Peppol-creditnota kiest u via de rechtermuisknop Details. Onder Gekoppelde Facturen kiest u Toevoegen, waarna u de aankoopfactuur en het toe te wijzen bedrag selecteert.
Voor een manueel geïmporteerde creditnota kiest u Bewerken. Selecteer als afhandeling Verrekening, Terugbetaling of Gecombineerd. Gebruik Aankoopfactuur Koppelen voor het gedeelte dat met aankoopfacturen moet worden verrekend.
Een creditnota kan over meerdere aankoopfacturen worden verdeeld, zolang het totale toegewezen bedrag de beschikbare creditnota niet overschrijdt.
Doorfacturatie
Hoe kan ik kosten van een onderaannemer doorfactureren?
Open Kosten OA, selecteer de onderaannemer en kies Doorfactuur maken. Controleer in het overzicht welke kosten worden meegenomen, pas de selectie aan en controleer de doorfactuurdatum vóór u bevestigt.
De gemaakte doorfactuur vindt u onder Facturatie > Doorfacturatie.
Als de onderaannemer de doorfactuur afzonderlijk betaalt, opent u via de rechtermuisknop Betaalgegevens en registreert u de ontvangen betaling.
Wilt u de doorfactuur verrekenen met een aankoopfactuur van dezelfde onderaannemer, open dan de Betaalgegevens van de aankoopfactuur. Selecteer de doorfactuur onder Beschikbare doorfacturen voor verrekening en klik op Doorfactuur Verrekenen.
Hoe maak ik een vergrendelde herhalende kost eerder factureerbaar?
Herhalende kosten worden standaard opnieuw factureerbaar vanaf 30 dagen na de datum van de vorige doorfactuur. In Kosten OA worden vergrendelde kosten grijs weergegeven onder Factureerbaar vanaf [datum].
Wilt u een kost eerder doorfactureren, klik dan met de rechtermuisknop op de onderaannemer en kies Kosten Bewerken. Selecteer de kost, klik met de rechtermuisknop en kies Nu factureerbaar maken.
Met Factureerbaar vanaf... kunt u in plaats daarvan zelf een andere toekomstige datum kiezen.
Hoe kan ik kosten die ik foutief heb doorgefactureerd crediteren?
Open Facturatie > Doorfacturatie, selecteer de doorfactuur en kies via de rechtermuisknop Creditnota maken. Vul de te crediteren lijnen in en sla de creditnota op.
BPS Pro bepaalt de standaardafhandeling aan de hand van de status van de doorfactuur.
Verrekenen met factuur wordt gebruikt wanneer de doorfactuur nog niet met een aankoopfactuur is verrekend. Het openstaande bedrag van de doorfactuur wordt verminderd.
Terugbetaling aan klant wordt automatisch gebruikt wanneer de doorfactuur al met een aankoopfactuur is verrekend. De eerder berekende verrekening met de aankoopfactuur blijft daardoor ongewijzigd.
Open de details van de creditnota om de afhandeling te bekijken. Bij Terugbetaling aan klant registreert u de uitvoering via Terugbetaling Bevestigen en vult u de terugbetalingsdatum in.
Zolang de doorfactuur nog niet met een aankoopfactuur is verrekend, kunt u ook vrijwillig voor terugbetaling kiezen. Na de verrekening is terugbetaling de verplichte afhandeling.
Banking via Ponto
Hoe koppel ik een bankrekening?
Gebruik Plus of Business en vraag uw beheerder om Banking-toegang. Open Banking en gebruik de koppelknop. Volg de Ponto- en bankstappen in de browser en bevestig alleen de rekeningen en rechten die u wilt toestaan.
Essential en proefaccounts hebben geen actieve bankintegratie. Ondersteuning van banken, rekeningen en betaalfuncties hangt af van Ponto en de bank.
Waarom zijn bankgegevens niet onmiddellijk bijgewerkt?
Controleer de datum van de laatste update en de geldigheid van de toegang. Geboekt en In behandeling tonen verschillende transactiestatussen. Gebruik de beschikbare vernieuw- of synchronisatieactie wanneer u nieuwe bankgegevens wilt ophalen.
De bank of provider kan verwerkingstijd nodig hebben. Herstel zo nodig de toestemming via de koppelflow; een lege of tijdelijk onbeschikbare lijst is geen bewijs dat een betaling niet is uitgevoerd.
Hoe bereid ik een overschrijving voor?
Met Banking- en betaalrechten kunt u vanuit Banking > Nieuwe overschrijving... of een ondersteunde aankoopfactuur/betaallijst een opdracht voorbereiden. Controleer begunstigde, IBAN, bedrag, datum en mededeling vóór u verdergaat.
Voltooi de vereiste bevestiging bij de bank. Volg daarna de status op. Een lopende of verzonden opdracht is nog geen definitieve bankuitvoering. Controleer bij twijfel uw bank voordat u opnieuw betaalt.
Een bankoverschrijving markeert de factuur niet automatisch als betaald. Registreer de betaling in BPS Pro nadat u de uitvoering hebt gecontroleerd.
Wat gebeurt er bij verbreken of downgraden?
Na een downgrade naar Essential is Banking niet meer beschikbaar. Bestaande opdrachten worden daardoor niet geannuleerd. Verbreek de koppeling indien gewenst vooraf, beheer toestemming bij Ponto of de bank, of neem contact op met ondersteuning.
Bankgegevens worden maximaal zes maanden na sluiting van de bankkoppeling of het BPS-account bewaard, vanaf de eerste van deze gebeurtenissen. De Privacyverklaring beschrijft de wettelijke uitzonderingen en de afzonderlijke bewaring van facturen en providergegevens.
Verkoop en offertes
Waar beheer ik offertes?
Open Facturatie > Offertes. Houd de offerte en de bijbehorende klantgegevens bij voordat u de verdere facturatie afhandelt. Controleer bedragen, voorwaarden en ontvanger voordat u een document verzendt.
Hoe werk ik met terugkerende facturen en aanmaningen?
Gebruik de terugkerende facturatie bij verkoopfacturen voor periodieke opdrachten. Controleer de ingestelde periode en de te verwerken facturen voordat u verdergaat. Automatische aanmaningen en de gebundelde opvolging ervan zijn beschikbaar vanaf Plus.
Toegang voor de boekhouder
Hoe deel ik facturen met mijn boekhouder?
De beheerder nodigt een accountant uit via Boekhouding Portaal en kan toegang opvolgen of intrekken. De accountant kan de beschikbaar gestelde aankoopfacturen, verkoopfacturen en doorfacturen zoeken en PDF- of UBL-bestanden downloaden.
Dit is portaaltoegang en documentuitwisseling; het is geen belofte van automatische synchronisatie met elk boekhoudpakket. Bezorg de uitnodiging alleen aan de bedoelde persoon en trek de toegang in zodra die niet meer nodig is.