Une aide pratique pour BPS Pro.

La configuration initiale vous guide dans les données de l’entreprise, de facturation et des utilisateurs. Rouvrez-la via Menu > First time setup.

La période d’essai dure 30 jours et l’affichage dépend de votre formule et de vos droits. Pour les abonnements payants, les services bancaires et les rappels automatiques sont disponibles à partir de Plus ; le planning, les états d’avancement et le parc automobile relèvent de Business. Votre administrateur doit également attribuer les droits requis.

L’essai comprend au maximum 20 factures émises au total, qu’elles soient envoyées par Peppol ou par e-mail et que le destinataire soit une entreprise ou un particulier. Les factures de vente et refacturations numérotées enregistrées sont comptées ; les brouillons non enregistrés et les notes de crédit ne le sont pas. Modifier, renvoyer, archiver ou supprimer ne libère pas de quota d’essai.

L’essai permet de découvrir le planning, les états d’avancement, le parc automobile et les rappels automatiques. Les services bancaires ne sont pas actifs pendant l’essai. Les quotas Peppol mensuels des abonnements payants sont distincts du quota total de l’essai.

BPS Pro s’adresse actuellement aux utilisateurs professionnels établis en Belgique. Les fiches clients peuvent représenter des entreprises ou des particuliers ; l’éligibilité à l’abonnement et le type de destinataire d’une facture sont deux questions distinctes.

L’utilisation du point d’accès Peppol d’Arisius Software est une condition du produit pour tous les clients BPS Pro. L’inscription sur le site crée votre compte BPS ; l’enregistrement Peppol se fait séparément dans l’application. Organisez à l’avance tout transfert depuis un autre point d’accès.

Les factures et notes de crédit apparaissent dans Peppol Inbox.

Si l’expéditeur n’est pas encore connu, sélectionnez le document et choisissez Afzender Registreren. Sélectionnez le bon type de relation et enregistrez l’entreprise. Sélectionnez ensuite les documents disponibles et choisissez Importeren.

Les documents importés apparaissent sous Facturatie > Aankoop, dans Facturen ou Creditnota’s.

Ouvrez Menu > Peppol Instellingen. L’inscription sur le site crée votre compte BPS ; l’enregistrement Peppol s’effectue séparément dans l’application.

BPS Pro nécessite le point d’accès Peppol d’Arisius Software. Organisez le transfert à l’avance avec les prestataires ou l’assistance pour éviter de manquer des documents entrants. Ne mettez pas fin à votre enregistrement actuel sans convenir d’une date de transfert.

Ouvrez Facturatie > Aankoop et sélectionnez Importeren. Vous pouvez aussi glisser des fichiers dans la liste des documents d’achat.

Sélectionnez Betalingsverzoeken, Facturen, Creditnota’s, Boetes, ou Tickets. Les fichiers PDF, PNG, JPG et JPEG sont pris en charge. Rattachez les rappels au document concerné.

Les documents apparaissent sous Te verwerken. Ouvrez chaque document et vérifiez le fournisseur, les montants, la TVA, les dates et la référence proposés par l’OCR local. Corrigez les données avant l’enregistrement. La reconnaissance n’utilise pas de service OCR externe.

Pour les imports réguliers, définissez un Automatische importmap dans l’écran de la catégorie.

Sous Facturatie > Aankoop, faites un clic droit sur la facture, choisissez Betaalgegevens, puis Betaling Toevoegen. Saisissez le montant payé et la date. Pour un paiement partiel, indiquez uniquement la partie payée ; le solde reste ouvert.

Pour plusieurs factures, utilisez la Betaallijst et Selectie als betaald registreren ou Alles als betaald registreren. Un plan de paiement traite l’échéance suivante. Ces actions mettent à jour la gestion administrative ; elles n’exécutent pas de virement bancaire. Vérifiez d’abord le paiement réel.

Lors de l’enregistrement d’une facture d’achat, vous pouvez sélectionner Betaald et saisir une date de paiement. Pour les factures Peppol, BPS Pro peut enregistrer le paiement automatiquement lorsque l’UBL indique clairement que la facture est déjà payée ou que son solde est nul.

Ouvrez Facturatie > Aankoop > Creditnota’s.

Pour une note de crédit Peppol, faites un clic droit et sélectionnez Details. Sous Gekoppelde Facturen, choisissez Toevoegen et sélectionnez la facture et le montant.

Pour une note de crédit importée manuellement, choisissez Bewerken et sélectionnez Verrekening, Terugbetaling, ou Gecombineerd. Utilisez Aankoopfactuur Koppelen pour la partie à affecter aux factures d’achat.

Une note de crédit peut être répartie entre plusieurs factures, à condition que les affectations ne dépassent pas son montant disponible.

Ouvrez Kosten OA, sélectionnez le sous-traitant et choisissez Doorfactuur maken. Vérifiez les frais inclus, adaptez la sélection et contrôlez la date de facture avant de confirmer.

La facture créée apparaît sous Facturatie > Doorfacturatie.

Si le sous-traitant la paie séparément, faites un clic droit et ouvrez Betaalgegevens pour enregistrer l’encaissement.

Pour l’imputer sur une facture d’achat du même sous-traitant, ouvrez les Betaalgegevensde cette facture, sélectionnez la refacturation sous Beschikbare doorfacturen voor verrekening, puis choisissez Doorfactuur Verrekenen.

Les frais récurrents deviennent normalement facturables 30 jours après la date de refacturation précédente. Les frais verrouillés apparaissent en gris sous Factureerbaar vanaf [date].

Faites un clic droit sur le sous-traitant et choisissez Kosten Bewerken. Faites un clic droit sur les frais et choisissez Nu factureerbaar maken.

Utilisez Factureerbaar vanaf... pour choisir une autre date future.

Ouvrez Facturatie > Doorfacturatie, sélectionnez la facture de refacturation, puis choisissez Creditnota maken avec le bouton droit. Saisissez les lignes à créditer et enregistrez la note de crédit.

BPS Pro détermine le traitement par défaut selon le statut de la refacturation.

Verrekenen met factuur s’utilise lorsque la refacturation n’a pas encore été imputée sur une facture d’achat. Son montant ouvert est réduit.

Terugbetaling aan klant est utilisé automatiquement lorsque la refacturation a déjà été imputée sur une facture d’achat. L’imputation antérieure sur cette facture d’achat reste ainsi inchangée.

Ouvrez le détail de la note de crédit pour consulter le traitement. Avec Terugbetaling aan klant, enregistrez le remboursement via Terugbetaling Bevestigen et saisissez sa date réelle.

Tant que la refacturation n’a pas été imputée sur une facture d’achat, vous pouvez également choisir volontairement un remboursement. Après l’imputation, le remboursement est obligatoire.

Utilisez Plus ou Business et demandez l’accès bancaire à votre administrateur. Ouvrez Banking et utilisez le bouton de connexion. Suivez les étapes de Ponto et de votre banque dans le navigateur, en n’approuvant que les comptes et autorisations que vous souhaitez accorder.

Essential et les comptes d’essai n’ont pas d’intégration bancaire active. Les banques, comptes et fonctions de paiement pris en charge dépendent de Ponto et de la banque.

Les frais standard de connexion Ponto sont inclus dans Plus et Business et pris en charge par Arisius Software. Les conditions de Ponto et de votre banque restent applicables ; cela ne garantit pas l’absence de frais propres à votre banque.

Vérifiez les dates de dernière mise à jour et d’expiration de l’accès. Geboekt et In behandeling indiquent des états de transaction différents. Utilisez l’action d’actualisation ou de synchronisation disponible pour récupérer de nouvelles données bancaires.

La banque ou le prestataire peut avoir besoin d’un délai de traitement. Renouvelez l’autorisation via le parcours de connexion si nécessaire. Une liste vide ou temporairement indisponible ne prouve pas l’échec d’un paiement.

Avec les droits bancaires et de paiement, utilisez Banking > Nieuwe overschrijving... ou une facture d’achat/liste de paiements prise en charge. Vérifiez le bénéficiaire, l’IBAN, le montant, la date et la communication avant de continuer.

Effectuez la confirmation requise par la banque et suivez le statut. Une instruction en attente ou transmise n’est pas une exécution définitive. En cas de doute, vérifiez auprès de votre banque avant de payer à nouveau.

Un virement bancaire ne marque pas automatiquement la facture comme payée. Enregistrez le paiement dans BPS Pro après avoir vérifié son exécution.

Les services bancaires deviennent indisponibles après un passage à Essential. Les instructions existantes ne sont pas annulées. Déconnectez le compte au préalable si nécessaire, gérez l’autorisation auprès de Ponto ou de votre banque, ou contactez l’assistance.

Les données bancaires sont conservées au maximum six mois après la fermeture de la connexion bancaire ou du compte BPS, à compter de la première de ces deux dates. La politique de confidentialité explique les exceptions légales et la conservation distincte des factures et des données des prestataires.

Ouvrez Facturatie > Offertes. Gardez ensemble le devis et les données du client avant de procéder à la facturation. Vérifiez les montants, les conditions et le destinataire avant d’envoyer un document.

Utilisez la facturation récurrente des ventes pour les travaux périodiques. Vérifiez la période configurée et les factures à traiter avant de continuer. Les rappels automatiques et leur suivi par lots sont disponibles à partir de Plus.

L’administrateur invite un comptable via Boekhouding Portaal et peut suivre ou retirer l’accès. Le comptable peut rechercher les factures d’achat, de vente et de refacturation disponibles, puis télécharger les fichiers PDF ou UBL.

Il s’agit d’un accès au portail et d’un échange de documents, pas d’une promesse de synchronisation automatique avec tous les logiciels comptables. Envoyez les invitations uniquement à la personne prévue et révoquez l’accès lorsqu’il n’est plus nécessaire.

Vérifiez que votre formule comprend le planning et que votre utilisateur possède les droits requis. Ouvrez Planning > Weekplanning puis Nieuwe planning. Choisissez l’année et la semaine, un Aannemer actif et le Werf actif correspondant.

Ajoutez au moins une personne ou une réservation, sélectionnez les jours actifs et une heure de début valide au format HH:mm. Vérifiez puis choisissez Bevestigen. Si un planning existe déjà pour cet entrepreneur et ce chantier pendant la même semaine, modifiez-le ; les plannings ne sont pas fusionnés automatiquement.

Saisissez les prestations des jours actifs concernés. Les exemples des écrans néerlandais sont 8, 8,5 et 8,25 ; la valeur doit représenter moins de 24 heures. Les jours actifs, les heures et l’état de facturation sont des données distinctes.

La désactivation d’un jour comportant des heures demande confirmation avant leur effacement. Si l’année ou le planning source a changé pendant la modification, rouvrez le bon planning et comparez votre brouillon aux données actuelles. N’écrasez pas un conflit sans vérification. L’import des documents de prestations nécessite aussi des codes d’entrepreneur et de chantier valides.

Ouvrez Prestaties puis Nog te vorderen, choisissez Van/Tot en met et utilisez Vernieuwen. La date de fin ne peut pas dépasser aujourd’hui. Le chantier doit avoir un tarif horaire et des heures restant à réclamer ; une sélection vide ne produit pas de rapport.

Choisissez Vordering maken et contrôlez les heures, Vorderingsposten et Bijlagen avant Bevestigen. La facturation depuis Vorderingsstaten nécessite un bon de facturation ou une approbation manuelle explicitement confirmée. Celle-ci ne prouve pas une signature du client. Un rapport lié à une facture de vente déjà envoyée ne peut pas être modifié simplement.

Avec le module et les droits requis, ouvrez Wagenpark > Voertuig toevoegen. Saisissez le véhicule, l’immatriculation, le fournisseur, l’assurance et les documents utiles. Renseignez explicitement l’historique des conducteurs, des lieux et du kilométrage ; il ne s’agit pas d’un suivi GPS automatique.

Les documents peuvent être au format PDF ou JPG/JPEG/PNG/BMP ; les images sont converties en PDF lors de l’enregistrement. Une première immatriculation future ou des données de plaque/conducteur invalides peuvent bloquer l’enregistrement. Distinguez un enregistrement effectué avec avertissement de synchronisation d’un échec. En cas d’échec, le brouillon est conservé.

Non. L’aperçu utilise le planning pour signaler les points d’attention relatifs aux enregistrements, aux personnes et aux documents. Open checkinatwork ouvre séparément le site officiel. Vérifiez-y les données concernées et le reçu accepté.

Les cellules des jours et Inchecken/Uitchecken modifient des indicateurs internes du planning ; leur fermeture peut les enregistrer. N’utilisez pas ces actions comme simple consultation. Un indicateur BPS ou l’ouverture du site officiel ne prouve pas l’acceptation officielle. Conservez et vérifiez séparément le résultat officiel.

Dans Relaties, utilisez la liste appropriée : clients, fournisseurs, sous-traitants, entrepreneurs et employés sont des fiches distinctes. Le planning utilise des entrepreneurs et des chantiers ; une fiche client générique ne les remplace pas.

Sous Klanten, choisissez Klant Toevoegen et sélectionnez Business ou Consumer comme type de destinataire. Complétez le nom, les contacts, l’adresse et les données TVA utiles ; traitez les validations d’adresse incomplète, d’e-mail, de format TVA et de doublons avant d’enregistrer. Une recherche Peppol d’un client professionnel ne l’enregistre pas sur Peppol.

Non. Instellingen > Import/Export exporte les données de base sélectionnées : fournisseurs, sous-traitants, entrepreneurs, travailleurs, clients et chantiers, les fichiers associés et une option pour les fiches inactives. Choisissez les catégories puis Exporteren. Le ZIP ne contient pas l’ensemble de la facturation, du planning et de l’état de l’entreprise.

Importeren peut remplacer les fichiers et fiches de même identifiant. N’importez pas directement en production pour tenter une récupération complète. Conservez les exports en sécurité et demandez à l’administrateur quelles sauvegardes vérifiées de bases, fichiers et configuration permettent une restauration. Une configuration planifiée ne prouve pas la réussite des sauvegardes ni de la récupération.

Conservez le brouillon et lisez le message. Un délai dépassé ne prouve ni que la modification a été enregistrée ni que le serveur n’a rien reçu. BPS Pro tente de confirmer les versions enregistrées dans la session existante ; sans confirmation, le résultat reste incertain et une erreur est affichée.

Ne créez pas aveuglément une deuxième facture et ne répétez pas une action financière dont le résultat est incertain. Rétablissez la connexion, vérifiez si le document existe déjà et comparez les données actuelles. Faites examiner toute incertitude persistante. Préservez les données et le brouillon ; une erreur n’autorise pas à répéter un paiement bancaire ou un enregistrement officiel.