1. Champ d’application
La présente Politique de confidentialité explique comment Arisius Software traite les données à caractère personnel par l’intermédiaire du site web d’Arisius Software, de l’inscription à BPS Pro, du logiciel de bureau BPS Pro, de la réinitialisation du mot de passe, des échanges avec l’assistance, de la gestion des abonnements, de la facturation, du portail comptable, des services de fichiers et des services connectés.
BPS Pro est proposé uniquement aux entreprises et aux utilisateurs professionnels. L’inscription nécessite un numéro de TVA valide pour l’entreprise ou l’utilisateur professionnel qui s’inscrit. Les administrateurs de compte sont responsables de veiller à ce qu’eux-mêmes et leurs utilisateurs ne saisissent et ne traitent que les données qu’ils sont autorisés à traiter.
2. Rôles au regard du RGPD
Pour l’utilisation du site web, l’inscription, la gestion des comptes, la facturation, la sécurité, l’assistance et nos propres obligations légales, Arisius Software agit en qualité de responsable du traitement.
Pour les données opérationnelles qu’un client saisit dans BPS Pro, telles que les fiches clients, fournisseurs et destinataires de factures, les factures, les documents téléversés, les données de planning, les données des travailleurs, les données de chantier et les données opérationnelles similaires, le client est normalement le responsable du traitement et Arisius Software agit en qualité de sous-traitant. Dans ce cas, nous traitons les données pour fournir BPS Pro et les services associés au client, conformément aux Conditions générales de service et aux instructions licites du client.
Arisius Software n’a pas désigné de délégué à la protection des données à ce jour. Les questions relatives à la confidentialité peuvent être adressées aux coordonnées ci-dessus.
3. Données que nous traitons
Selon l’utilisation de BPS Pro, nous pouvons traiter des informations sur l’entreprise ou l’activité professionnelle, le numéro de TVA, l’adresse, les coordonnées de la personne de contact, les informations de compte, les informations de connexion, les informations d’abonnement, les messages adressés à l’assistance, les informations de paiement et de facturation, les identifiants Peppol, les autorisations du portail comptable, les documents téléversés, les paramètres de l’application et les journaux techniques.
L’inscription peut comprendre le numéro de TVA, le pays, la dénomination légale ou commerciale, l’adresse, le prénom et le nom de la personne de contact, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, la préférence en matière de communications par e-mail, le mot de passe, le code de vérification, les enregistrements d’acceptation, la date et l’heure d’envoi ainsi que des informations techniques sur la requête, telles que l’adresse distante.
La réinitialisation du mot de passe peut comprendre l’adresse e-mail, le code de réinitialisation, le nouveau mot de passe, la langue de la demande et des informations techniques sur la requête. Les codes de vérification et de réinitialisation ont une courte durée de validité et sont protégés sous forme hachée lorsqu’ils sont temporairement conservés par les services de BPS Pro.
Les formulaires de contact du site web ouvrent l’application de messagerie du visiteur avec le nom, l’adresse e-mail et le message saisis. Nous ne traitons ces informations que si le visiteur choisit d’envoyer l’e-mail.
BPS Pro peut traiter des données professionnelles saisies par le client ou ses utilisateurs. Ces données peuvent contenir des données à caractère personnel concernant des employés, des entrepreneurs, des clients, des fournisseurs, des destinataires de factures, des contacts chez les clients ou fournisseurs, des organismes publics, des professionnels indépendants, des particuliers et d’autres relations professionnelles.
Lors de l’utilisation du portail comptable, nous pouvons traiter des données concernant le comptable ou l’utilisateur comptable invité, les autorisations accordées, les informations de connexion et de sécurité, le statut de l’invitation, les recherches, les téléchargements, les exports et l’accès aux factures d’achat, aux factures de vente, aux refacturations, aux fichiers PDF et aux fichiers UBL/XML.
Les documents de facturation mis à disposition par BPS Pro et le portail comptable peuvent contenir des données à caractère personnel, des informations sur l’entreprise ou l’activité professionnelle, des données financières, des données de TVA, des coordonnées bancaires, des informations sur les fournisseurs, les clients ou les destinataires de factures, des références à des conducteurs ou à des travailleurs et d’autres informations professionnelles confidentielles.
La configuration d’une messagerie connectée peut comprendre le type de fournisseur, l’adresse e-mail de la boîte, le nom affiché, l’identifiant du compte chez le fournisseur, les métadonnées de consentement, les jetons OAuth protégés et les métadonnées des messages nécessaires à l’envoi des messages sélectionnés par l’utilisateur. BPS Pro ne collecte pas les listes de messages ni le contenu existant de la boîte de messagerie pour cette fonctionnalité.
Les données techniques peuvent comprendre l’adresse IP, des informations sur l’appareil ou le navigateur, le système d’exploitation, la version de BPS Pro, les tentatives de connexion, les événements de sécurité, les journaux d’API, les journaux de transfert de fichiers, les rapports d’erreur, les diagnostics et les journaux d’audit.
4. Finalités et bases juridiques
- Inscription et création de compte : pour vérifier l’éligibilité professionnelle, créer le compte BPS Pro, créer le premier administrateur et démarrer une période d’essai. La base juridique est l’exécution de mesures précontractuelles et d’un contrat de services professionnels, ainsi que notre intérêt légitime à prévenir les abus.
- Validation de la TVA : pour vérifier qu’un numéro de TVA est valide et disponible pour l’inscription. La base juridique est l’exécution de mesures précontractuelles, l’intérêt légitime et, le cas échéant, les obligations légales et comptables.
- Vérification de l’adresse e-mail et réinitialisation du mot de passe : pour sécuriser les comptes et vérifier l’accès à une adresse e-mail. La base juridique est l’exécution du contrat et l’intérêt légitime à assurer la sécurité des comptes.
- Fourniture des services BPS Pro : pour fournir l’accès au logiciel, la synchronisation, les services de fichiers, l’assistance, les mises à jour, les fonctionnalités Peppol, l’envoi d’e-mails, l’accès au portail comptable et les processus professionnels associés. La base juridique est l’exécution du contrat dans le cadre de notre relation avec le client et, pour les données professionnelles dont le client est responsable, le traitement selon les instructions du client.
- Facturation et abonnements : pour gérer les périodes d’essai, les abonnements, les factures, le statut des paiements, les taxes et la comptabilité. La base juridique est l’exécution du contrat et l’obligation légale.
- Messages administratifs et de service : pour envoyer les communications nécessaires concernant le compte, la sécurité, l’abonnement et le service. La base juridique est l’exécution du contrat et l’intérêt légitime.
- Marketing facultatif ou communications non essentielles par e-mail : pour envoyer des informations lorsqu’une personne de contact a choisi de les recevoir. La base juridique est le consentement lorsqu’il est requis ; celui-ci peut être retiré à tout moment.
- Sécurité, prévention des abus, journalisation, diagnostics et fiabilité du service : pour protéger BPS Pro, les clients, les utilisateurs et l’infrastructure. La base juridique est l’intérêt légitime et, le cas échéant, l’obligation légale.
- Respect des obligations légales et gestion des litiges : pour respecter les obligations comptables, fiscales, de sécurité, réglementaires ou légales, et pour constater, exercer ou défendre des droits en justice. La base juridique est l’obligation légale et l’intérêt légitime.
Certaines informations sont nécessaires pour s’inscrire, utiliser BPS Pro, gérer un abonnement, sécuriser un compte, fournir une assistance ou respecter les obligations comptables et fiscales. Si les informations requises ne sont pas fournies, l’inscription, l’accès au compte, la facturation, l’assistance ou la fonctionnalité concernée peuvent ne pas être disponibles.
5. Accès aux messageries Gmail et Outlook/Microsoft connectées dans BPS Pro
BPS Pro peut permettre à un utilisateur de connecter une boîte Gmail, Outlook.com, Microsoft 365 ou une autre boîte Microsoft afin d’envoyer des e-mails sortants depuis cette boîte. Cette connexion est facultative et doit être initiée par l’utilisateur.
Pour Gmail, BPS Pro utilise l’autorisation limitée à l’envoi d’e-mails https://www.googleapis.com/auth/gmail.send. Cette autorisation se limite à l’envoi des messages que l’utilisateur choisit d’envoyer par BPS Pro.
Pour les comptes Outlook et Microsoft, BPS Pro utilise la connexion via la plateforme d’identités Microsoft et les autorisations déléguées Microsoft Graph. Les autorisations concernées sont User.Read, Mail.Sendet offline_access. User.Read identifie le compte connecté, Mail.Send permet à BPS Pro d’envoyer le message sortant sélectionné au nom de l’utilisateur connecté, et offline_access permet de maintenir la connexion active en renouvelant les jetons d’accès.
BPS Pro n’utilise pas l’accès à la messagerie connectée pour lire, surveiller, supprimer, analyser ou vendre la boîte de réception, le dossier des messages envoyés, les listes de messages, les libellés, les contacts, les pièces jointes déjà présentes dans la boîte, les données de calendrier ou tout autre contenu de la messagerie.
BPS Pro peut également utiliser les informations d’identité renvoyées par Google ou Microsoft, telles que l’adresse e-mail, le nom affiché, l’identifiant de compte ou les attributs de profil, pour identifier le compte connecté et afficher correctement la boîte connectée dans BPS Pro.
Les messages envoyés depuis un compte connecté sont transmis aux destinataires sélectionnés et peuvent être conservés par le fournisseur de messagerie dans les messages envoyés du compte, selon le fonctionnement du fournisseur et les paramètres du compte.
Les jetons OAuth sont conservés pour permettre à la boîte de rester connectée et ne sont utilisés que pour maintenir la connexion d’envoi demandée par l’utilisateur. Ces jetons sont protégés par des mesures de sécurité techniques et organisationnelles.
Les données des comptes de messagerie connectés ne sont pas vendues, ne sont pas utilisées à des fins de publicité, de profilage, de décision de crédit, de courtage de données ou d’entraînement d’IA ou de modèles, et ne sont pas partagées avec des tiers, sauf si cela est nécessaire pour envoyer l’e-mail sélectionné via les API Google/Gmail ou Microsoft Graph, pour maintenir la sécurité ou lorsque la loi l’exige.
Les utilisateurs peuvent supprimer la connexion de messagerie dans BPS Pro ou révoquer l’accès via les paramètres de consentement de leur compte Google, de leur compte Microsoft ou de Microsoft 365/Entra. Une fois la connexion supprimée ou l’accès révoqué, les jetons OAuth sont supprimés ou invalidés et BPS Pro n’effectue plus d’appels aux API du fournisseur pour cette boîte.
L’utilisation et le transfert par BPS Pro des informations reçues des API Google respecteront la Politique relative aux données utilisateur des services API Google, y compris les exigences de la section « Limited Use ».
6. Banking via Ponto et reconnaissance de documents
Accès et données
Banking est facultatif et disponible avec Plus et Business. Sur vos instructions, BPS Pro peut traiter, via Ponto fourni par Isabel NV/SA, les comptes connectés, les titulaires de comptes, les IBAN, les devises, les soldes, les transactions, les contreparties, les communications de paiement, les ordres de paiement, les statuts, les autorisations et les identifiants techniques. Les données de connexion et les jetons d’accès protégés permettent de maintenir la connexion que vous autorisez. Les descriptions des transactions peuvent également contenir des données à caractère personnel concernant d’autres personnes.
Finalités et rôles
Nous utilisons ces données pour afficher les comptes et transactions sélectionnés, synchroniser les informations, transmettre les ordres de paiement et suivre leur statut, sécuriser l’accès et examiner les erreurs. Pour les données bancaires opérationnelles du client, Arisius Software agit en qualité de sous-traitant selon les instructions du client ; le client détermine la base juridique de son traitement, y compris pour les données des contreparties. Les rôles et bases juridiques décrits ci-dessus s’appliquent à notre propre gestion des comptes, à la sécurité et aux obligations légales. L’autorisation d’accéder à un compte bancaire au titre de la DSP2 ne constitue pas, à elle seule, une base juridique au regard du RGPD pour tous les traitements ultérieurs.
Fournisseur et autorisation
Ponto/Isabel et votre banque traitent les données pour leurs propres services et obligations légales, selon leurs propres conditions et déclarations de confidentialité. Ponto décrit son rôle de responsable du traitement dans la Déclaration de confidentialité de Ponto. Les comptes et autorisations que vous approuvez déterminent les informations disponibles. La connexion bancaire et l’authentification forte du client requise ont lieu auprès du fournisseur ou de la banque ; vous ne communiquez pas votre mot de passe bancaire à BPS Pro. L’information sur les comptes et l’initiation de paiements peuvent nécessiter des autorisations distinctes.
Retrait et conservation
Vous pouvez déconnecter l’intégration et retirer l’accès auprès de Ponto ou de votre banque. Si Banking n’est plus accessible, par exemple après le passage à une formule inférieure, contactez-nous ou gérez votre autorisation directement auprès de Ponto ou de votre banque. Le retrait met fin aux futurs accès autorisés, mais n’annule pas un ordre déjà accepté par la banque. Nous conservons les données bancaires liées à la connexion pendant six mois au maximum après la fermeture de la connexion bancaire ou du compte BPS, à compter du premier de ces événements. Les jetons d’accès actifs ne sont pas nécessaires à cette conservation et sont supprimés ou invalidés à la fin de la connexion. Nous supprimons ou anonymisons ensuite les données bancaires, à l’exception des données spécifiques nécessaires plus longtemps pour satisfaire une obligation légale ou traiter un litige en cours, qui sont utilisées uniquement à cette fin. Cette période ne remplace pas la conservation légale distincte des factures et pièces comptables, ni les durées de conservation propres à Ponto et aux banques.
OCR local
Lors de l’import de documents, BPS Pro peut reconnaître du texte et des champs de facture localement sur votre appareil Windows. La reconnaissance OCR n’envoie pas le document à un service OCR externe. Les documents et les données vérifiées que vous enregistrez ensuite sont traités par les services habituels de fichiers et d’administration de BPS Pro. L’OCR fournit des suggestions que l’utilisateur doit vérifier.
7. Destinataires et prestataires de services
Nous utilisons des prestataires sélectionnés pour exploiter BPS Pro et le site web. Selon la fonctionnalité utilisée, les données peuvent être traitées par des prestataires d’hébergement, de stockage, de sauvegarde, de sécurité, d’envoi d’e-mails, de paiement, de Peppol, de comptabilité, de diagnostics et d’assistance.
Lorsqu’un client utilise le portail comptable, les comptables ou utilisateurs comptables autorisés peuvent accéder aux données de facturation, aux fichiers PDF et aux fichiers UBL/XML que le client met à disposition par BPS Pro. Le client décide qui reçoit l’accès et reste responsable de la licéité, de la nécessité, de l’exactitude et du retrait de cet accès.
L’accès au portail comptable est protégé par un mot de passe et repose sur des invitations créées par l’administrateur du client. Le client est responsable d’inviter la bonne personne, de transmettre le lien d’invitation de manière sûre et de révoquer ou supprimer l’accès lorsqu’il n’est plus nécessaire.
Les informations de paiement et d’abonnement sont traitées par Stripe. Les e-mails de vérification d’inscription et de réinitialisation du mot de passe peuvent être envoyés par Brevo. L’envoi facultatif d’e-mails depuis une messagerie connectée utilise les API Google ou Microsoft Graph lorsque l’utilisateur l’active. La facturation électronique peut utiliser Qvalia et d’autres prestataires Peppol ou comptables lorsqu’ils sont activés pour un compte ou un profil d’entreprise. Les numéros de TVA peuvent être contrôlés par VIES, la BCE/KBO ou d’autres services officiels de validation de la TVA et des entreprises.
Nous pouvons également communiquer des données lorsque la loi l’exige, aux autorités compétentes, aux conseillers professionnels ou lorsque cela est nécessaire pour protéger des droits, la sécurité et des intérêts juridiques.
8. Cookies et stockage local
La page produit de BPS Pro affiche des articles au moyen du service externe Soro. Lorsque ces articles et images sont chargés, le service concerné reçoit des données techniques de requête, telles que l’adresse IP, des informations sur le navigateur et, éventuellement, la page de provenance. Ces données sont nécessaires à la fourniture du contenu externe.
Le site web public n’est pas destiné à utiliser des cookies publicitaires ou de suivi comportemental. Des journaux techniques peuvent néanmoins être créés par les systèmes d’hébergement et de sécurité pour fournir et protéger le site web.
Certaines pages utilisent le stockage local du navigateur ou une technologie similaire à des fins fonctionnelles, par exemple pour mémoriser la langue d’inscription sélectionnée ou la préférence linguistique du portail comptable. Ces valeurs sont conservées dans le navigateur de l’utilisateur et peuvent être effacées dans ses paramètres.
Si des technologies non essentielles d’analyse, de publicité ou de suivi sont ajoutées ultérieurement, nous mettrons cette politique à jour et demanderons le consentement lorsqu’il est requis.
9. Traitements internationaux
Certains prestataires peuvent traiter des données en dehors de la Belgique ou de l’Espace économique européen. Lorsque le RGPD exige des garanties pour les transferts en dehors de l’EEE, nous nous appuyons sur des décisions d’adéquation, des clauses contractuelles types, les garanties de transfert du prestataire ou un autre mécanisme de transfert valable au regard du RGPD.
10. Sécurité
Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre l’accès non autorisé, la perte, l’utilisation abusive et la modification. Ces mesures peuvent comprendre le contrôle des accès, le chiffrement ou le stockage protégé des secrets et jetons, la journalisation, les sauvegardes, la limitation du débit et, le cas échéant, la séparation des données des clients.
Aucun système ne peut être garanti totalement sûr. Les clients et utilisateurs doivent également protéger leurs identifiants, gérer soigneusement les accès des utilisateurs et avertir rapidement Arisius Software en cas de suspicion d’accès non autorisé.
11. Conservation
La durée de conservation spécifique des données bancaires prévue à la section 6 prime sur les durées générales ci-dessous.
Nous conservons les données à caractère personnel uniquement aussi longtemps que nécessaire aux finalités décrites dans cette politique, au compte BPS Pro du client, aux obligations légales ou comptables, à la sécurité, à l’intégrité des sauvegardes ou à la résolution des litiges.
Les codes de vérification d’e-mail et de réinitialisation du mot de passe sont temporaires et expirent normalement après 15 minutes. Les données de facturation, les factures, les pièces comptables et les données fiscales peuvent être conservées pendant la durée légale requise, qui peut atteindre 10 ans à des fins comptables et de TVA en Belgique. Les journaux techniques, journaux d’audit, journaux d’accès, de téléchargement et d’export du portail comptable, rapports d’erreur et enregistrements d’inscription sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour la sécurité, les diagnostics, l’administration, les preuves juridiques ou la continuité du service, puis sont supprimés ou archivés selon les besoins opérationnels.
Les données professionnelles du client dans BPS Pro peuvent être conservées pendant que son compte reste actif et durant une période raisonnable ensuite, afin de permettre l’export, la suppression, le respect des obligations légales, la gestion des litiges et le nettoyage des sauvegardes.
12. Vos droits
Lorsque le RGPD s’applique et sous réserve de ses conditions, vous pouvez demander l’accès à vos données à caractère personnel, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement, vous opposer à leur traitement ou demander leur portabilité. Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment sans affecter les traitements licites déjà effectués avant ce retrait.
Vous pouvez nous contacter aux coordonnées ci-dessus. Nous pouvons devoir vérifier votre identité avant de traiter une demande. Lorsque Arisius Software traite, en qualité de sous-traitant, des données professionnelles dont le client est responsable, nous pouvons transmettre la demande au client concerné ou la traiter selon ses instructions.
13. Droit de réclamation
Si vous estimez que vos données à caractère personnel ont été traitées de manière illicite, vous pouvez d’abord nous contacter afin que nous tentions de résoudre le problème. Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. En Belgique, il s’agit de la Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données, Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
14. Prise de décision automatisée
Arisius Software n’utilise pas les données d’inscription au site web ou de compte BPS Pro pour une prise de décision automatisée ou un profilage produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires au sens de l’article 22 du RGPD.
15. Modifications
Nous pouvons mettre cette Politique de confidentialité à jour lorsque nos services, les exigences légales ou nos pratiques de traitement évoluent. La dernière version est publiée sur cette page.