1. Accord
Les présentes Conditions générales de service s’appliquent au site web d’Arisius Software, au logiciel de bureau BPS Pro, aux abonnements BPS Pro, aux comptes d’essai, aux services de fichiers, aux services d’inscription, aux services de réinitialisation du mot de passe et aux services associés. En créant un compte, en souscrivant un abonnement ou en utilisant BPS Pro, vous acceptez ces conditions pour votre propre compte et pour l’entreprise ou l’entité professionnelle que vous représentez.
Si un accord écrit distinct signé par Arisius Software et le client déroge expressément aux présentes conditions, cet accord écrit ne prévaut que pour les dispositions contradictoires.
2. Usage professionnel uniquement
BPS Pro est destiné aux entreprises professionnelles établies en Belgique. Tous les clients BPS Pro doivent utiliser Peppol via le point d’accès d’Arisius Software. Il s’agit d’une condition d’utilisation de BPS Pro, et non d’une obligation légale générale de choisir ce point d’accès particulier.
BPS Pro est destiné exclusivement aux entreprises, aux professionnels indépendants, aux personnes morales et aux autres utilisateurs professionnels. Il n’est pas proposé comme produit de consommation. L’inscription nécessite un numéro de TVA valide que la personne qui s’inscrit détient, gère ou est légalement autorisée à représenter.
En vous inscrivant ou en utilisant BPS Pro, vous confirmez que vous agissez à des fins professionnelles, que les informations sur l’entreprise ou l’activité professionnelle sont exactes et que vous êtes habilité à engager l’entreprise ou l’entité professionnelle. Arisius Software peut refuser, suspendre ou résilier l’accès si le numéro de TVA est invalide, si l’entreprise ne peut pas être vérifiée ou si l’inscription semble non autorisée.
3. Période d’essai et abonnement
L’essai dure 30 jours et comprend au total jusqu’à 20 factures émises, quels que soient leur type ou leur mode d’envoi, y compris les factures B2C et celles envoyées par e-mail. Le planning, les états d’avancement, le parc automobile et les rappels automatiques sont inclus pendant l’essai ; les services bancaires ne le sont pas. Aucune coordonnée de paiement n’est demandée à l’inscription.
L’inscription Peppol s’effectue séparément dans BPS Pro. Coordonnez la migration depuis un point d’accès existant à l’avance pour éviter les interruptions.
Les nouvelles inscriptions peuvent commencer par une période d’essai gratuite. Après la période d’essai, la poursuite de l’utilisation nécessite un abonnement payant actif, sauf accord écrit contraire d’Arisius Software. L’inscription sur le site web crée le compte professionnel BPS Pro, le profil d’entreprise et la période d’essai ; l’inscription Peppol est effectuée séparément dans BPS Pro.
La formule sélectionnée, le prix mensuel de l’abonnement, les fonctionnalités incluses, les utilisateurs supplémentaires, les limites de facturation, les règles de dépassement et les prix sont affichés avant l’achat ou la modification. Les prix s’entendent hors TVA, sauf indication contraire. La TVA, les taxes et les informations de paiement peuvent être traitées par Stripe ou un autre prestataire de paiement.
Les abonnements sont récurrents jusqu’à leur résiliation selon la procédure disponible. La résiliation prend normalement effet à la fin de la période de facturation en cours, sauf indication contraire dans la procédure d’abonnement. Les modifications d’un abonnement peuvent affecter les factures futures et entraîner des frais ou des avoirs calculés au prorata et traités par le prestataire de paiement.
En cas d’échec de paiement ou de retard de règlement d’un abonnement, l’accès peut être limité, suspendu ou résilié après un préavis raisonnable lorsque cela est possible. Arisius Software peut corriger les erreurs manifestes de prix ou de configuration et modifier les prix ou les formules pour l’avenir moyennant un préavis raisonnable.
4. Administrateur du compte et utilisateurs
L’administrateur du compte est responsable des choix d’abonnement, de la gestion des utilisateurs, des autorisations, de la sécurité du compte, des paramètres du compte et de Peppol, de l’accès au portail comptable, des comptes e-mail connectés et de l’exactitude des informations sur l’entreprise ou l’activité professionnelle. Les utilisateurs doivent protéger leurs identifiants de connexion et avertir rapidement l’administrateur ou Arisius Software en cas de suspicion d’accès non autorisé.
Lors de l’utilisation du portail comptable, le client est responsable d’inviter le bon comptable ou utilisateur comptable, de limiter l’accès au nécessaire, de transmettre les liens d’invitation de manière sûre et de supprimer l’accès lorsqu’il n’est plus nécessaire ou autorisé.
Les comptes du portail comptable sont personnels au comptable ou à l’utilisateur comptable invité et ne doivent pas être partagés. Le client reste responsable de vérifier les accès actifs au portail et de révoquer, supprimer ou remplacer les invitations ou les comptes lorsque la relation avec le comptable change.
Les actions effectuées par l’intermédiaire d’un compte utilisateur peuvent être considérées comme des actions du client. Le client est responsable de supprimer l’accès des utilisateurs qui n’en ont plus besoin ou ne sont plus autorisés.
5. Données du client et responsabilité
La reconnaissance automatique (OCR), les champs de facture suggérés et les calculs facilitent la saisie des données. Le client doit vérifier le document source ainsi que le fournisseur, les montants, la TVA, les dates et les références reconnus avant l’enregistrement ou tout traitement ultérieur.
Le client reste responsable de toutes les données opérationnelles et professionnelles saisies dans BPS Pro, notamment les factures, les notes de crédit, les documents d’achat, les factures de refacturation, les fichiers téléversés, les données de planning, les données des travailleurs, les données de chantier, les données des clients et fournisseurs, les données des destinataires de factures, les destinataires d’e-mails, les informations de paiement, les données Peppol, l’accès au portail comptable et les pièces comptables.
Le client est responsable de vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des documents, des montants, du traitement de la TVA, des numéros de facture, des destinataires, des identifiants Peppol, du contenu des e-mails, des pièces jointes et de toute décision professionnelle prise au moyen de BPS Pro. BPS Pro est un logiciel professionnel et ne constitue pas un conseil juridique, comptable, fiscal ou financier.
Le portail comptable vise à offrir aux comptables ou utilisateurs comptables autorisés un accès contrôlé aux factures d’achat, factures de vente et factures de refacturation pertinentes, ainsi qu’aux fichiers PDF et UBL/XML associés. Le client reste responsable de sa relation avec le comptable et de la licéité du partage de ces données.
Les comptables peuvent rechercher, consulter, ouvrir et télécharger les documents mis à disposition par le portail. Le client est responsable de vérifier que les documents mis à disposition conviennent au comptable et de respecter les exigences de confidentialité, de secret professionnel et de protection des données applicables à cette relation.
Le client doit s’assurer de disposer d’une base juridique ainsi que de toutes les informations, de tous les consentements, de toutes les autorisations et de tous les enregistrements requis pour les données à caractère personnel qu’il saisit dans BPS Pro ou demande à Arisius Software de traiter.
6. Utilisation acceptable
Vous ne pouvez pas utiliser BPS Pro ou les services associés pour des activités illicites, des accès non autorisés, du spam, des logiciels malveillants, de l’hameçonnage, de la fraude, des atteintes aux droits de tiers, du harcèlement, des perturbations, de l’ingénierie inverse, une utilisation automatisée excessive ou le traitement de données que vous n’êtes pas autorisé à traiter.
Vous ne pouvez pas tenter de contourner les limites techniques, les limites d’abonnement, les contrôles de sécurité, les règles des fournisseurs Peppol, les contrôles de paiement, les autorisations des utilisateurs ou les restrictions d’accès aux fichiers. Arisius Software peut suspendre l’accès en cas de suspicion d’abus, de risque pour la sécurité, de risque juridique ou de manquement substantiel.
7. E-mail et comptes connectés
Lorsqu’un utilisateur connecte un compte e-mail, BPS Pro ne peut envoyer des messages depuis ce compte qu’après la configuration et l’utilisation de cette connexion par l’utilisateur. Le client reste responsable du contenu des messages, du choix des destinataires, des pièces jointes, de la licéité des communications et du respect des règles relatives à l’e-mail, à la lutte contre le spam, à la confidentialité et à la vie privée.
Les connexions Gmail et Outlook/Microsoft sont facultatives et dépendent des API Google, de la plateforme d’identités Microsoft, de Microsoft Graph, des paramètres du fournisseur de messagerie de l’utilisateur, des exigences de consentement du fournisseur, de ses exigences de vérification ou d’examen, des politiques de l’organisation et de la disponibilité continue du fournisseur. La fonctionnalité de messagerie connectée de BPS Pro est limitée à l’envoi ; elle ne permet ni la lecture de la boîte de réception, ni la surveillance de la messagerie, ni son automatisation.
La distribution des e-mails peut néanmoins être affectée par les serveurs des destinataires, les limitations de débit des fournisseurs, les limites des comptes, les contrôles anti-spam ou anti-abus et les politiques des organisations. Une confirmation d’envoi dans BPS Pro ne garantit pas la distribution finale ni l’acceptation par le destinataire.
8. Facturation électronique et services de tiers
BPS Pro peut se connecter à des services tiers pour les paiements, Peppol, la validation de la TVA, l’envoi d’e-mails, les processus comptables et les fonctionnalités associées. Ces services peuvent comprendre Stripe, Brevo, Google, Microsoft, Qvalia, des participants au réseau Peppol, des services publics de validation de la TVA et des entreprises, des hébergeurs et d’autres prestataires techniques.
La disponibilité, l’acceptation, la distribution, la validation et le traitement peuvent dépendre de ces prestataires. Arisius Software n’est pas responsable des interruptions, retards, règles de rejet, exigences de compte, exigences légales ou traitements de données contrôlés par des prestataires tiers, sauf disposition légale impérative contraire.
La transmission et la réception par Peppol dépendent de l’exactitude des données de l’expéditeur ou de l’entreprise, de l’exactitude des données du destinataire, de la disponibilité des prestataires, des règles du réseau et des exigences applicables au point d’accès. Le client reste responsable de vérifier si un document doit également faire l’objet d’un suivi par un autre canal.
9. Banking via Ponto
Formule, autorisations et disponibilité
Banking est inclus uniquement dans Plus et Business. Les comptes Essential et d’essai ne disposent pas d’une intégration bancaire active. L’accès nécessite également des autorisations utilisateur appropriées et une connexion bancaire valide et prise en charge. L’autorisation d’utiliser Banking et celle de préparer des paiements sont gérées séparément. Les banques, comptes et fonctions pris en charge dépendent de Ponto et de la banque.
Connexion et autorisation
Les clients ne peuvent connecter que les comptes et préparer que les paiements qu’ils sont autorisés à gérer. L’information sur les comptes et l’initiation de paiements sont fournies par Ponto/Isabel et la banque conformément aux conditions de Ponto et aux conditions bancaires applicables. Les frais standard de Ponto pour la connexion bancaire BPS Pro sont inclus dans Plus et Business et pris en charge par Arisius Software. Les conditions de Ponto et de votre banque restent applicables. Votre banque peut facturer ses propres frais. Arisius Software fournit l’intégration logicielle et ne détient pas les fonds des clients. N’approuvez que les comptes et autorisations que vous souhaitez accorder. Ne communiquez pas vos mots de passe bancaires ni vos codes de confirmation à Arisius Software.
Vérification et exécution
Avant de confirmer, vérifiez toujours le bénéficiaire, l’IBAN, le montant, la devise, la date d’exécution et la communication de paiement, y compris lorsque vous utilisez une facture d’achat ou un bénéficiaire enregistré. La confirmation requise et l’authentification forte du client ont lieu auprès de la banque ou du fournisseur. Un ordre créé, transmis ou en attente ne prouve pas son exécution définitive. Les soldes, les transactions et les statuts peuvent être retardés ou temporairement indisponibles. En cas d’incertitude sur le résultat, vérifiez le statut auprès de la banque avant de payer à nouveau.
Factures et annulation
Un virement bancaire ne marque pas automatiquement une facture comme payée dans BPS Pro. Vérifiez l’exécution et enregistrez le paiement séparément dans la gestion des factures. L’annulation dépend du statut de l’ordre et des règles de la banque ou du fournisseur ; BPS Pro ne garantit pas l’annulation ou le remboursement d’un ordre déjà accepté ou exécuté.
Fin de l’accès et données
Le passage à Essential, l’expiration de l’accès ou le retrait des autorisations utilisateur bloque toute utilisation ultérieure de Banking. Cela n’annule pas les ordres de paiement existants et ne met pas automatiquement fin à un accord distinct avec Ponto ou votre banque. Si nécessaire, déconnectez la liaison avant de passer à une formule inférieure, gérez l’autorisation directement auprès du fournisseur ou demandez de l’assistance. Les données bancaires sont conservées pendant six mois au maximum après la fermeture de la connexion bancaire ou du compte BPS, à compter du premier de ces événements, sous réserve des exceptions légales spécifiques et des exceptions liées aux litiges décrites dans la Politique de confidentialité.
10. Accord de sous-traitance des données
Le traitement décrit ci-dessous couvre également les données Banking concernant les titulaires de comptes, les bénéficiaires et les contreparties : données de compte et de transaction, ordres de paiement, statuts et données techniques de connexion. La durée de conservation spécifique de Banking est indiquée ci-dessus. Les traitements effectués par Ponto/Isabel et les banques pour leurs propres finalités sont régis par leurs propres conditions de confidentialité.
Pour les données à caractère personnel contenues dans les données professionnelles du client dont celui-ci est responsable du traitement et qu’Arisius Software traite pour son compte, la présente section constitue l’accord de sous-traitance des données entre les parties au titre de l’article 28 du RGPD.
L’objet est la fourniture de BPS Pro, des services de fichiers, de la synchronisation, de l’assistance, du portail comptable et des processus de services connectés. La durée correspond à celle du compte ou de l’abonnement du client, augmentée de toute période postérieure à la résiliation nécessaire pour l’export, la suppression, le nettoyage des sauvegardes, la conservation légale, la sécurité ou les litiges.
La nature et la finalité du traitement comprennent l’hébergement, le stockage, la transmission, la sécurisation, la synchronisation, l’assistance, la sauvegarde, l’export, la suppression et les autres traitements des données dont le client est responsable, afin de permettre le fonctionnement de BPS Pro et des services associés.
Les types de données à caractère personnel peuvent comprendre les données d’identification et de contact, les données de compte et de connexion, les données de facturation et de comptabilité, les données de TVA et d’entreprise ou d’activité professionnelle, les données bancaires et de paiement, les données des travailleurs, conducteurs, chantiers et plannings, le contenu des documents, les données d’audit, les données d’assistance et les journaux techniques. Les catégories de personnes concernées peuvent comprendre les utilisateurs du client, les employés, les travailleurs, les sous-traitants, les entrepreneurs, les clients, les fournisseurs, les comptables, les conducteurs, les contacts chez les clients ou fournisseurs, les destinataires de factures, les organismes publics, les particuliers et les autres personnes dont le client saisit les données dans BPS Pro.
Le client reste responsable de la licéité, de l’exactitude, des droits d’accès, des décisions de conservation et des instructions relatives aux données dont il est responsable. Les droits du client comprennent la demande d’une assistance raisonnable, de l’export, de la suppression, de la rectification, de la limitation ou d’informations de sécurité lorsque le RGPD l’exige et que cela est techniquement réalisable pour le service.
Arisius Software ne traitera ces données à caractère personnel que pour fournir, sécuriser, maintenir, soutenir et améliorer BPS Pro et les services associés, y compris le portail comptable, ou selon ce que le client documente autrement par son utilisation du service, les présentes conditions, ses demandes d’assistance ou ses instructions écrites.
Arisius Software veillera à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel des clients soient soumises à des obligations de confidentialité, utilisera des mesures techniques et organisationnelles appropriées et assistera le client, dans la mesure raisonnablement possible, pour les demandes des personnes concernées, les obligations de sécurité et la gestion des violations de données, en tenant compte de la nature du service et des informations dont Arisius Software dispose.
Le client autorise Arisius Software à recourir aux sous-traitants ultérieurs et prestataires nécessaires à la fourniture de BPS Pro, notamment pour l’hébergement, le stockage, les sauvegardes, l’envoi d’e-mails, les paiements, Peppol, la comptabilité, les diagnostics et l’assistance. Arisius Software reste responsable d’imposer des obligations appropriées de protection des données aux sous-traitants auxquels elle fait appel pour les données à caractère personnel des clients.
Si Arisius Software ajoute ou remplace un sous-traitant ultérieur qui affecte de manière substantielle les données à caractère personnel des clients, nous en informerons le client par le service, le site web, le canal d’assistance ou des conditions mises à jour, lorsque cela est raisonnablement possible, afin qu’il puisse formuler des objections raisonnables en matière de protection des données.
Arisius Software mettra à disposition des informations raisonnables pour démontrer le respect du présent accord de sous-traitance et contribuera aux audits ou examens raisonnables requis par le RGPD, sous réserve de la confidentialité, de la sécurité, de la protection des autres clients et de l’absence de perturbation du service.
Après la résiliation, Arisius Software peut supprimer, restituer, anonymiser ou conserver les données du client conformément à ses instructions raisonnables, aux possibilités techniques, aux cycles de sauvegarde, aux obligations légales, aux besoins de sécurité et aux exigences liées aux litiges.
11. Sécurité, sauvegardes et exports
Arisius Software utilise des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger BPS Pro et les services associés. La sécurité dépend également des choix du client, notamment de mots de passe robustes, d’une gestion prudente des autorisations, de la sécurité des appareils et du retrait en temps utile des anciens utilisateurs.
Les sauvegardes, les fonctionnalités de synchronisation et le portail comptable visent à assurer la continuité, l’accès et la restauration du service, mais ne remplacent pas les propres obligations légales, comptables, d’archivage ou d’export du client. Le client doit conserver ses propres documents et exports lorsque la loi ou les pratiques professionnelles l’exigent.
12. Propriété intellectuelle et licence
BPS Pro, le site web, le code logiciel, l’interface, la documentation, les logos, les créations graphiques et l’identité de marque restent la propriété d’Arisius Software ou de ses concédants de licence. Sous réserve des présentes conditions et de l’abonnement actif, le client reçoit un droit limité, non exclusif et non transférable d’utiliser BPS Pro pour ses propres besoins professionnels internes.
Vous ne pouvez pas copier, revendre, concéder en sous-licence, louer, modifier, décompiler, procéder à l’ingénierie inverse ou créer des œuvres dérivées de BPS Pro, sauf lorsque des dispositions légales impératives l’autorisent expressément et uniquement dans les limites qu’elles prévoient.
13. Disponibilité, maintenance et assistance
Arisius Software vise à maintenir la disponibilité et la fiabilité de BPS Pro et de ses services connectés. Sauf accord de niveau de service écrit distinct, aucune garantie spécifique de disponibilité ou de délai de réponse n’est donnée.
La maintenance, les mises à jour, les problèmes d’Internet, l’infrastructure du client, les interruptions chez les prestataires, les mesures de sécurité, la force majeure ou les exigences légales peuvent temporairement affecter la disponibilité. L’assistance est fournie par les canaux de contact disponibles et peut dépendre de l’abonnement, de la configuration et de la coopération du client.
14. Mises à jour et modifications du service
Arisius Software peut mettre à jour, améliorer, modifier, remplacer ou supprimer certaines parties de BPS Pro ou des services associés. Nous cherchons à éviter les perturbations inutiles, mais des modifications peuvent être nécessaires pour la sécurité, le respect des obligations légales, les changements de prestataires, la compatibilité technique ou l’amélioration du produit.
Les clients sont responsables d’installer ou d’autoriser les mises à jour requises lorsque cela est nécessaire pour maintenir la compatibilité, la sécurité et l’accès aux services connectés.
15. Responsabilité
Dans toute la mesure permise par la loi, Arisius Software n’est pas responsable des dommages indirects, des dommages consécutifs, des pertes de bénéfices, de revenus ou de clientèle, des interruptions d’activité, des pertes de données causées par des problèmes du côté du client, ni des décisions prises sur la base de données incorrectes, incomplètes, tardives ou non autorisées saisies par les utilisateurs ou des tiers.
Dans toute la mesure permise par la loi, la responsabilité totale cumulée d’Arisius Software pour les réclamations relatives à BPS Pro ou aux présentes conditions est limitée au montant payé par le client pour BPS Pro pendant les six mois précédant l’événement à l’origine de la réclamation, hors TVA. En l’absence d’abonnement payant, le plafond de responsabilité est de 100 EUR.
Aucune disposition des présentes conditions n’exclut ni ne limite la responsabilité lorsque la loi ne le permet pas, notamment en cas de faute intentionnelle, de fraude ou de toute autre responsabilité ne pouvant légalement être exclue ou limitée.
16. Suspension et résiliation
Arisius Software peut suspendre ou résilier l’accès en cas d’utilisation abusive du service, d’échec de paiement, de risque pour la sécurité, d’immatriculation à la TVA invalide ou non autorisée, de risque juridique, de retrait de l’accès aux prestataires tiers ou de violation des présentes conditions.
Le client peut cesser d’utiliser BPS Pro et résilier l’abonnement selon la procédure disponible. La résiliation n’affecte pas les montants déjà dus, les obligations légales, les droits acquis, la confidentialité, les obligations de traitement des données, la propriété intellectuelle, les limitations de responsabilité ni les clauses destinées à survivre à la résiliation.
17. Droit applicable et juridictions
Les présentes conditions sont régies par le droit belge, à l’exclusion des règles de conflit de lois. Sauf si des dispositions légales impératives imposent une autre juridiction, les litiges relèvent des tribunaux compétents de l’arrondissement judiciaire dans lequel Arisius Software a son adresse professionnelle enregistrée.
18. Modifications
Nous pouvons mettre à jour les présentes Conditions générales de service lorsque le service, les exigences légales, les exigences des prestataires, les besoins de sécurité, les prix ou les conditions commerciales évoluent. La dernière version est publiée sur cette page. La poursuite de l’utilisation après l’entrée en vigueur d’une version mise à jour vaut acceptation des conditions modifiées.